Yardımcı Düzenleyici

Sekreterlik dosyası seçimi: kapaklı mı, kapaksız mı

Sekreterlik dosyası, delinmemiş A4 kâğıdı mandal altında tutan taşıma kabıdır. Toplantıya götürdüğünüz evrak burada bekler, klasöre iş kapandıktan sonra girer. Kapaklı gövde kenar kıvrılmasını keser. Tek hareketle açılan kapaksız modeller daha hızlı çalışır. Metal mekanizma, yani mandalın yaylanan parçasının sacdan olması, plastiğe göre ağırlık ekler; buna karşılık günde birkaç kez açtığınız bir dosyada mandalın hizası bozulmaz ve kâğıt kenarları aynı çizgide kalır. Klasör içi ayraç setleri buraya girmez, çünkü 5 renkli separatörün delikleri klasör mekanizmasına göre açılmıştır. Evrak masadan çıkmayacaksa kapaklı modele para vermeyin. Kapak, çantada taşıdığınız dosyada işe yarar. Tüm sekreterlik dosyası modelleri bir arada duruyor.

Separatör kalınlığı ve 115 mikron PP sekme

Separatör, yani klasörün içine giren ve sayfaları bölen ayraç, iki yerinden yıpranır: delik sırası ve sekme dibi. 115 mikron polipropilen kullanan Esselte ayraç setleri gibi kalın modellerde sekme her çevrildiğinde yerine oturur; ince kâğıt ayraçta aynı hareket birkaç ay sonra sekmeyi katlar. Haftada bir açtığınız klasörde bu farkı görmezsiniz. Günlük çevrilen cari hesap klasöründe ise ilk ay içinde belli olur. Kalın ayracın ikinci faydası nemli arşiv rafına ve ıslak parmağa dayanmasıdır. Delik sırası ayrı bir konu: takviyeli kenar, yani delik boyunca ikinci kat plastik, sık çevirdiğiniz ayracın mekanizmadan çıkmasını geciktirir. Kalınlık ve düzen farkını separatör sayfasında yan yana görmek daha kolay.

Klasör içi ayraç düzeni: rakam, harf ya da renk

Klasör içi ayraç üç düzende gelir: rakamlı, A-Z harfli ve renkli. Rakamlı set, ay, hafta ya da sipariş numarasına göre sıraladığınız evrakta işini görür. İsme göre aranan cari hesap, personel ve tedarikçi dosyasında ise harfli set yerini bulur. Delik aralığı klasör mekanizmasına uymayan bir seti almanızın anlamı yok; sekme mekanizmadan kurtulur ve sayfalar karışır. Renk tarafında iki ölçü var. 5 renkli set kaba ayrım için yeter; 10 renkli set proje, şube ya da departman başına bölünen klasörlerde sekmelerin üst üste binmesini önler. Renk sayısını gerçek bölüm sayınızın üstüne çıkarmayın, kullanılmayan sekme klasörde yer kaplar ve mekanizmayı zorlar.

Kartvizit albümü ve masa üstü kart düzeni

Kartvizit albümü, şeffaf cepli sayfaları ciltli bir kapak içinde toplayan küçük bir dosyadır. Buradaki kartvizit albümü modelleri suni deri kaplı gövdeyle geliyor; cepler kartı tam oturtacak ölçüde dikildiği için kart yan yatmaz. Kartları klasöre takılan 10 renkli ayracın arkasına sıkıştırmayın. Orada kart kıvrılır ve baskı yüzeyi çizilir. Albümü A4 klasörlerinizin yanına dizmek de işe yaramaz, çünkü sırtı ince olduğu için rafta yatar ve cepler bükülür. Fuardan dönen kartı aynı hafta içinde yerleştirmeniz, albümü çekmecede unutulan bir defter olmaktan çıkarır. Albüm, sekreterlik ve ayraç aynı raftan çıksın isteyen için Bigpoint yardımcı düzenleyici derlemesi var.

Arşivde separatör ömrü ve yasal saklama süresi

Ayraç seçimi, o klasörü rafta ne kadar tutacağınıza bağlı. Vergi Usul Kanunu m.253 belgeleri 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu m.82 ticari defterleri 10 yıl saklamayı şart koşar. Rafta 10 yıl kapalı kalacak bir klasöre ince kâğıt ayraç koymayın, çünkü sekmedeki yazı nemle dağılır ve sırttaki etiketi okusanız bile içeride hangi bölümün nerede olduğu bilinmez. 115 mikron PP ayraç bu sürede biçimini korur, üstelik kurşun kalemle yazılan sekme silinip yeniden yazılabilir. Arşive kaldırmadan önce klasörün içindeki dosya türlerini ayıklamanız, ayraç sayısını da düşürür.

Sıkça sorulan sorular

Separatör ne işe yarar?

Klasöre giren evrakı bölümlere ayırır ve aranan sayfayı baştan çevirmeden bulmanızı sağlar. Bölme sayısı sete göre değişir: 5 renkli set kaba ayrım için, 10 renkli set proje ya da şube başına bölünen dosyalar için uygundur.

Separatörün Türkçesi nedir?

Türkçe karşılığı ayraç ya da klasör içi ayraçtır. Ürün başlıklarında hem separatör hem seperatör yazımı geçer, ikisi de aynı A4 ayracı anlatır.

Sekreterlik dosyası ne işe yarar?

İmzaya gidecek ya da toplantıda dağıtacağınız evrakı delmeden mandal altında tutar. Metal mekanizmalı modellerde mandal yaylanmadığı için A4 sayfa yıllarca aynı hizada durur, plastik mandalda kenarlar zamanla açılır.

Sekreterlik dosyasının diğer adı nedir?

Mandallı dosya, sekreterlik kabı ve imza dosyası adları aynı ürün için kullanılıyor. Hepsi delgeçsiz A4 kâğıdı taşımak içindir; aradaki fark kapak olup olmaması ve mandalın malzemesidir.

Ayraç, sekreterlik kabı ve kartvizit albümü tek başına bir işi bitirmez; hangi klasörün içine gireceği belli olduğunda anlam kazanır. Düzeni baştan kurmak istiyorsanız dosyalama ve arşivleme tarafı klasör, etiket ve ayracı aynı yerde topluyor.