Dosya

Sunum dosyası: 20 yaprak mı, 40 yaprak mı

Sunum dosyası, kapağa dikilmiş şeffaf yaprakların içine belgeyi tek tek yerleştirdiğiniz dosyadır. 20 yapraklı gövde 40 sayfa alır. Her yaprağın iki yüzünü kullandığınız için 40 yapraklı model 80 sayfaya çıkar. Tek seferlik bir teklif için 40 yapraklı model almayın. Yarısı boş kalır. Düzenli teklif hazırlayan bir satış ekibiniz varsa, 5 renk gelen 5'li paketi alıp her renge bir müşteri ya da bir proje atayabilirsiniz, böylece dosyayı masada arayan kişi etiketi okumadan rengi görür. Sunum dosyası modellerini yaprak sayısına göre karşılaştırabilirsiniz.

Şeffaf dosya ve poşet dosyada mikron farkı

Şeffaf dosya arandığında genelde poşet dosya kastedilir, yani klasörün içine takılan delikli plastik poşet. Mikron, poşetin kalınlığını ölçer. Kristal yüzeyli 60 mikron poşet ince ve berraktır, standart 90 mikron olan daha tok durur ve kenarı kolay kıvrılmaz. Günde birkaç kez çıkarıp taktığınız evrakı ince poşete koymayın. Delik kenarı birkaç haftada yırtılır ve poşet klasörün dibine kayar. 11 delikli poşetler hem 2 hem 4 delikli mekanizmaya oturur, bu yüzden klasör markanızı değiştirdiğinizde elinizdeki poşetler çöp olmaz. 100'lü paket sürekli evrak akışı olan ofisler için ölçüdür. Masasında birkaç dosya tutan kişi 25'li pakete bakabilir. Poşet dosya çeşitlerini mikron ve paket adedine göre süzebilirsiniz. Kalın poşetle çalışmaya alışmış ekipler genelde aynı markada kalır, çünkü delik aralığı ve kenar payı markadan markaya birkaç milimetre değişir ve bu fark klasörü kapatırken kendini belli eder. Leitz dosya grubunda poşetler kendi içinde listeleniyor.

Klasör dosya uyumu: telli dosya ve delik sayısı

Telli dosya, evrakın üstünden geçen metal telle sayfaları bir arada tutan kapaktır. Türkiye'de satılan klasörlerin çoğu 2 delikli mekanizma kullanır. 4 delikli dosyalar Avrupa tipi mekanizmalar için üretilir ve delikleri daha yakın aralıklıdır. Elinizdeki klasör 2 delikliyse 4 delikli dosya almayın. Tel deliklere oturmaz. Ayda bir evrak kaldıran ofiste 50'li paket bir yıl gider, ama her gün fatura ve irsaliye ayıran muhasebe biriminde aynı paket birkaç haftada biter, bu yüzden 10 adetlik kutuyu raf ölçünüze göre planlayın. Telli dosya grubunda renk ve delik yapısı ayrı ayrı süzülüyor. Kapak kartonunun gramajı da fark yaratır, ince kapak dosya dolabında üst üste durunca kenarından kıvrılır ve etiket okunmaz hâle gelir. Dosyayı içine koyacağınız gövdeyi de aynı anda seçmek gerekir. Sırt genişliği ve mekanizma tipi klasör tarafında belirleniyor.

Körüklü dosya ve çıtçıtlı dosyada taşıma

Körüklü dosya, yanları akordeon gibi açılan, yani kalınlaştıkça genişleyen bir gövdedir. 13 gözlü modeller ay ay ya da müşteri müşteri ayırmak için kullanılır. Tek bir sözleşme taşıyacaksanız bu dosyayı almayın, boş gözler birbirine yapışır ve dosya çantada şişer. Çıtçıtlı dosya bunun tersidir. Zarf biçiminde kapanır, tek kapakla kilitlenir ve ince evrak destesini nemden korur. Müşteriye götürdüğünüz teklif, imzalı sözleşme ya da gümrük evrakı gibi yolda zarar görmemesi gereken belgeleri lastikli ya da yandan sıkıştırmalı gövdede taşımak, poşet dosyada taşımaktan daha güvenli. Döküman dosyası tarafında çıtçıtlı ve körüklü gövdeler bir arada duruyor.

Mavi dosya ile renk kodlama

Renk, dosyada etiketten önce okunan bilgidir. Mavi dosya çoğu ofiste gelen evraka, kırmızı olan ise ödemesi yakın belgelere ayrılır. 5 renk gelen paketler bu düzeni kurmayı kolaylaştırır, ama renk sayısını dörtten fazlaya çıkarmayın. Kimse hatırlamaz. Tek renkte kalacaksanız 50'li paket almak daha mantıklı, çünkü aynı rengi sonradan tamamlamak paket paket renk toplamaktan kolaydır. Kraf dosya grubunda aynı gövde farklı renklerde sıralanıyor. Renk düzenini bir kez kurmanız yeterli. Sonrasını evrakı ayırırken kullandığınız sırt etiketi ve ayraç devralır, dosyanın rengi yalnızca ilk ayrımı yapar. Etiket, ayraç ve sırt kartonu gibi parçalar yardımcı düzenleyici tarafında toplanıyor.

Sıkça sorulan sorular

Sunum dosyası nedir?

Kapağa sabitlenmiş şeffaf yaprakların içine belge koyduğunuz, sayfaları tek tek çevirebildiğiniz dosyadır. Katalogdaki modeller 20 yaprak ile 40 yaprak arasında değişir.

20'li sunum dosyası nasıl bir şey?

İçinde 20 şeffaf yaprak bulunan, yani 40 sayfa belge alan modeldir. Kısa teklif, staj dosyası ya da tek konulu rapor için yeter. Daha kalın sunumlarda yaprak arası açılır ve kapak yana devrilir.

Şeffaf dosyanın adı ne?

Sektörde poşet dosya ya da poşetli dosya denir, ince olanına kristal poşet de deniyor. Kalınlığı mikronla anlatılır ve 60 mikron ile 90 mikron en sık görülen iki değerdir.

Bir paket şeffaf dosya kaç adet?

Paketleme markaya göre değişir, A4 boyutta en yaygın kutu 100'lü pakettir. Daha az kullananlar için 25'li paketler var, toplu alımda ise aynı üründen 10 adetlik gruplar geliyor.

Evrakı ne kadar süre saklayacağınız seçimi doğrudan etkiler. Vergi Usul Kanunu m.253 defter ve belgeler için 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu m.82 ticari defterler için 10 yıl saklama süresi getiriyor, dolayısıyla raf ömrü uzun olan evrakı ince poşete değil telli dosyaya bağlamanız daha güvenli. Dosyalama ve arşivleme üst kategorisinde dosya ve klasör gruplarını yan yana görebilirsiniz.