Dosyalama ve Arşivleme

Dosyalama düzenine nereden başlanır?

Belgeleri bir arada tutmanın yolu, onları nasıl kullanacağınıza bağlıdır. Önce evrakın boyunu, sayfaları delip delmeyeceğinizi, rafta saklayıp saklamayacağınızı ve farklı konuları aynı yerde ayırmanız gerekip gerekmediğini belirleyin. Bu koleksiyondaki üç ana grup farklı ihtiyaçlara karşılık gelir: klasörler, dosyalar ve yardımcı düzenleyiciler.

Klasör ile dosya arasındaki seçim

Halkalı klasör, delinmiş belgeleri bir mekanizmada toplamak ve rafta düzenlemek için seçilir. Koleksiyonda dar ve geniş sırtlı, iki veya dört halkalı, A4 ve A5 olarak adlandırılmış modeller bulunur. Dar veya geniş sırtı, bir arada tutacağınız evrakın hacmine ve kullanacağınız raf alanına göre seçebilirsiniz. Sayfa kapasitesi için modelin ürün bilgisini kontrol edin. Seçtiğiniz dosyayı klasöre takacaksanız dosyanın delik düzeniyle klasörün halka düzenini ilgili iki ürünün bilgilerinden karşılaştırın.

Tek bir işin belgelerini ayrı tutmak için dosya çeşitlerine bakın. Telli dosya sayfaları kendi mekanizmasında sabitler; poşet dosya sayfayı delmeden içine alır. Sunum dosyası belgeleri yapraklar içinde göstermeye, körüklü doküman dosyası ise birden fazla bölümü tek gövdede ayırmaya yönelik modeller içerir. Boy, kapanma biçimi, yaprak sayısı ve paket adedi ürünler arasında değişir.

Klasör içindeki bölümleri ayırma

Yardımcı düzenleyici grubunda rakamlı, harfli ve renkli separatörler bulunur. Bölüm sayısını dosyalayacağınız konu sayısına göre seçebilirsiniz; alfabetik ya da tarih sıralı bir düzen için ürün üzerindeki sekme işaretlerini kontrol edin. Aynı grupta sekreterlik ve kartvizit albümü de yer alır; sekreterlik elde yazı yazmak ve belge tutmak, kartvizit albümü kartları düzenlemek için seçilebilir.

Son seçimde ürün başlığındaki A4/A5 boyunu, mekanizma veya delik düzenini ve satış birimini birlikte okuyun. Örneğin paket adedi, bir dosyanın alabileceği yaprak sayısı değildir. Çoklu alım yaparken kaç klasöre veya dosyaya ihtiyaç olduğunu belirleyip paket içeriğini buna göre karşılaştırın.