Klasör

Klasör sırt genişliği: geniş klasör ve dar klasör

Sırt genişliği, bir klasörün raftaki yerini ve içine ne kadar evrak gireceğini birlikte belirler. Geniş sırt A4 boyutta 480 sayfaya kadar evrak alır, dar sırt aynı kapak ölçüsünde 350 ya da 330 sayfada kalır. Aynı rafa daha çok dar klasör dizersiniz, ama her birine daha az evrak koyarsınız. Ayda birkaç yaprak biriken cari hesap için geniş sırt almayın; yarısı boş kalan sırt zamanla içe çöker, etiket hizası kayar. Bordro, fatura ve irsaliye gibi düzenli biriken evrakta ise geniş sırt ayda bir yeni klasör açmanızı önler. Klasör, dosyalama ve arşivleme düzeninin en kalın parçası olduğu için ölçüyü bir kez doğru seçmek bütün rafı düzenli tutar.

Mavi klasör ve renkle bölüm ayırma

Renk, raftan bakarken hangi klasörde ne olduğunu ayırmanın en hızlı yolu. Mavi çoğu ofiste banka ve cari evraka ayrılır, sarı ile turuncu dönem dosyalarında kullanılır; sistemi kuran kişi işten ayrıldığında bile renk kodu ayakta kalır. Klasörler çoğunlukla 10 adetlik pakette gelir, yani bir rengi tek tek değil deste olarak alırsınız. Tek bir klasör arıyorsanız paket size uymaz. Renk seçenekleri Kraf klasör grubunda mavi, sarı, turuncu ve beyaz olarak ayrışır.

Plastik klasör ile karton kapağın dayanımı

Karton kapak preslenmiş mukavvadır ve masa üstünde duran, yılda birkaç kez açılan arşiv için yeterli. Plastik kaplı kapak nemden ve terden etkilenmez, sık taşıdığınız dosyada kenarı kıvrılmaz. Çakmaklı modellerde, yani kapağın içinde sıkıştırma kolu olanlarda, yapraklar halkadan çıkmadan üst üste bastırılır ve 480 sayfalık geniş sırt tam dolduğunda kapak yine rahat kapanır. Leitz klasör tarafındaki plastik kaplı dar sırt modelleri, nemli arşiv odasında yıllarca duracak evrakta karton kapaktan uzun ömürlü. Depo rafında duracak klasörde karton sırtı tercih etmeyin.

Telgraf boyu evrak için A5 klasör

Telgraf klasörü, yani A5 yüksekliğinde kısa gövdeli klasör, A4'ün yarısı kadar evrak için yapılır. Sevk fişi, tahsilat makbuzu ve küçük boy formlar A4 klasörde sürekli öne devrilir, ayraç arasından kayar ve aradığınızda elinize gelmez. A5 modellerde mekanizma yine 2 halkalıdır, ama halka aralığı dardır; A4 delgeçle açtığınız iki delik bu halkalara oturmaz. Delgeci ayarlamadan zorlamayın. Az sayfalı, kısa ömürlü evrakta klasör yerine dosya çeşitleri daha pratik kalır.

Halkalı klasör mekanizması ve saklama süresi

Büro klasörlerinin neredeyse tamamı 2 halkalıdır; 4 halkalı modeller daha çok sunum ve katalog işinde kullanılır, çünkü dört noktadan tutulan yaprak ortadan sarkmaz. Halka çapı sırt genişliğiyle birlikte büyür, bu yüzden 350 sayfalık dar sırta 480 sayfa sığdırmaya çalışmak mekanizmanın kapanma dilini bozar. Saklama süresi de seçimi etkiler: Vergi Usul Kanunu m.253 defter ve belgeler için 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu m.82 ticari defterler için 10 yıl saklama ister. Bu kadar uzun rafta kalacak evrakta kapak malzemesinden kısmayın. Mekanizma tipini ve sırt ölçüsünü yan yana görmek için halkalı klasör listesini süzebilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular

Klasör nedir kısaca?

Klasör, delinmiş evrakı metal mekanizmaya takarak dikey tutan kalın kapaklı dosyalama ürünüdür. Büro tipinde mekanizma çoğunlukla 2 halkalıdır ve geniş sırt A4 boyutta 480 sayfaya kadar çıkar.

Klasör çeşitleri nelerdir?

Ayrım üç eksende yapılır: sırt genişliği (480 sayfalık geniş, 350 sayfalık dar), kapak malzemesi (karton ya da plastik kaplı) ve boy (A4 ya da A5 telgraf). Halka sayısı dördüncü eksendir; 2 halkalı büro tipi yaygındır, 4 halkalı modeller sunum ve katalog işinde kullanılır.

Klasör dosya nedir?

Günlük konuşmada klasör ile dosya aynı şey sanılır, oysa dosya tek bir işin evrakını tutan ince kaptır, klasör ise o kapları mekanizmada toplayan kalın gövdedir. 350 sayfalık dar sırta onlarca ince dosya girer, tersi olmaz.

Klasöre evrak nasıl takılır?

Evrakı delgeçle A4 kenarından delip mekanizmanın kolunu kaldırın, yaprakları 2 halkaya geçirip kolu kapatın. Sık çevirdiğiniz yaprakları poşet dosya içinde takarsanız delik ağzı yırtılmaz; 480 sayfalık sırt tamamen dolduğunda mekanizma zorlanır, yeni klasöre geçin.

Sırt genişliğini evrak akışınıza, kapak malzemesini klasörün duracağı yere göre seçin; renk ve marka tercihi düzeninizi bozmadığı sürece serbest. Sırt etiketi, ayraç ve delgeç gibi yardımcı düzenleyici ürünlerini klasörle birlikte ısmarlarsanız arşivi tek oturuşta kurar, sonra tek tek tamamlamakla uğraşmazsınız.